15 septembre 2012
livres, documents et pièces comptables obligatoires
Quels sont les documents et pièces comptables dont le chef d’entreprise a la responsabilité ?
La réponse se trouve dans les articles R123-172 à 177 du code de commerce :
- le manuel des procédures comptables : uniquement si nécessaire
Un document décrivant les procédures et l’organisation comptables est établi par le commerçant dès lors que le document est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles.
→ ce document doit mentionner entre autres votre méthode de classement des pièces
→ chaque entreprise adapte le plan comptable à ses besoins
Ce document est conservé aussi longtemps qu’est exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte.
(R123-172)
- livre-journal, un grand livre et un livre d’inventaire
Tout commerçant tient obligatoirement un livre-journal, un grand livre et un livre d’inventaire.
A noter que lorsque vous nous confiez une mission de tenue comptable, notre cabinet tient pour vous tous ces documents : le livre-journal, le grand livre, et le livre d’inventaire.
Concernant le livre d’inventaire :
Bien que les immobilisations soient systématiquement répertoriées par le cabinet et validées avec vous lors du bilan, il vous reste la responsabilité d’inventorier les stocks, les en-cours, fonds de caisse et plus généralement tout autre élément physique pour finaliser l’inventaire. ( Article R123-173)
Votre cabinet s’est doté d’une signature électronique qui offre toutes les garanties en matière de preuve pour certifier l’authenticité des documents qui vous sont remis sous forme électronique.
pour aller plus loin … le contenu des documents obligatoires :
- Les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et ventilées selon le plan comptable.
- les journaux sont détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins du commerce l’exigent.
- Les écritures portées sur les journaux et les livres auxiliaires sont centralisées une fois par mois au moins sur le livre-journal et le grand livre.
définition de l’inventaire : L’inventaire est un relevé de tous les éléments d’actif et de passif au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date d’inventaire.
Les données d’inventaire sont regroupées sur le livre d’inventaire et distinguées selon la nature et le mode d’évaluation des éléments qu’elles représentent. Le livre d’inventaire est suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan.
- Les comptes annuels sont transcrits chaque année sur le livre d’inventaire, sauf lorsqu’ils sont publiés en annexe au registre du commerce et des sociétés conformément à l’article R. 123-111.
→ bon à savoir : les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique – Exemple : le Z de caisse
(Article R123-175 à 177)
